ETIKA PERSIDANGAN DALAM BERORGANISASI

ETIKA PERSIDANGAN DALAM BERORGANISASI

Setiap bentuk perkumpulan (persekutuan) dua orang atau lebih yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama dan terikat dalam suatu ikatan hirarkis, dimana senantiasa terdapat hubungan antar sesama, atasan dan bawahan disebut organisasi. Karena itu secara hirarkis Organisasi merupakan wadah kegiatan administrasi. Manajemen dan proses antar personil yang ada didalamnya.

Dalam melaksanakan seluruh aktivitasnya, sebagai upaya untuk mencapai tujuan bersama organisasi itu,  senantiasa bertitik tolak pada peraturan-peraturan (hasil keputusan Musyawarah)  yang telah dicanamkan dalam organisasi dan dijiwai oleh  seluruh anggotanya. Keputusan yang diambil  dalam persidangan tentunya merupakan kebijaksanaan organisasi yang harus ditaati oleh anggotanya.

Penguasaan tata tertib persidangan merupakan pengetahuan yang semestinya dimiliki oleh setiap pemimpin maupun anggota organisasi. Karena persidangan yang akan melahirkan keputusan-keputusan merupakan factor dominan dalam menentukan laju organisasi, bahkan pemerintahan dan kehidupan masyarakat banyak. Selain itu, persidangan dalam segala aspeknya merupakan hal yang harus senantiasa diperhatikan, manakala suatu organisasi yang tidak mau terjebak oleh keputusan-keputusan yang kaku atau mungkin merugikan orang banyak.

Pengertian Persidangan

            Sidang adalah pertemuan formal suatu organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan sebagai sebuah kebijakan.

Macam-macam Sidang

            Dilihat dari segi pesertanya (Instansi Pengambilan Keputusan, siding sebagai berikut :

-          Sidang Pleno

-          Sidang Komisi

-          Sidang Sub Komisi

Sidang ditinjau dari jabatannya terbagi menjadi :

-          Kongres/ Mukhtamar/ Munas/ Mubes

-          Musyawarah daerah (Musda)

-          Konferensi

-          Rapat tahunan Anggota

-          Rapat kerja

Syarat-syarat / Unsur-unsur Persidangan

-          Tempat / Ruang Sidang

-          Waktu Sidang

-          Acara Sidang

-          Peserta Sidang

-          Perlengkapan

-          Tata tertib siding

-          Pimpinan dan Sekretaris siding

-          Keputusan / Kesimpulan Sidang

Tempat / Ruang Sidang

            Sebagai pertemuan formal, Sidang memerlukan tempat yang memadai, agar berjalan dengan lancar dan tertib, serta tujuan yang dikehendaki dapat tercapai. Karena itu, persyaratan dibawah ini perlu mendapat perhatian, seperti :

-          Tempat cukup luas

-          Ruangan harus bersih dan sehat.

-          Keamanan harus terjamin serta tersedia sarana pengunjung lainnya.

Waktu sidang

            Sebelum sidang dilaksanakan, factor waktu sudah menjadi pertimbangan. Karena itu, disiplin waktu bagi semua pihak (majelis sidang) merupakan salah satu factor yang turut menentukan kelancaran tercapainya tujuan dalam sidang.

            Oleh sebab itu, waktu sidang hendaknya ditentukan sebaik mungkin, sehingga tidak memberatkan dan menjenuhkan para peserta sidang, seperti lamanya sidang, waktu istirahat, waktu shalat, waktu makan, dan lain sebagainya.

Pelengkapan / peralatan sidang

            Dalam melaksanakan persidangan, maka peralatan yang dibutuhkan hendaknya dipenuhi, misalnya :

-          Palu sidang

-          Kursi dan meja sidang

-          Podium

-          Pengeras suara dan lainnya.

Tata tertib sidang

            Agar acara persidangan berjalan dengan lancar, maka diperlukan tata tertib yang mendukung terciptanya kelancaran tersebut. Dengan demikian perlu disusun tata tertib yang menyangkut :

-          Hak dan kewajiban peserta sidang

-          Peraturan mengenai keputusan sidang

-          Peraturan hak suara dalam persidangan

-          Peraturan pemilihan pemimpin sidang dan sebagainya.

Pimpinan sidang

            Sukses atau tidaknya sidang, sangat ditentukan pada pimpinan sidang. Oleh karena itu, ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pimpinan sidang, antara lain :

-          Mengarahkan sidang dalam menyelesaikan masalah.

-          Menjelaskan masalah yang akan dibahas

-          Memberikan kesempatan kepada para peserta untuk menyampaikan pendapat atau gagasan serta menyalurkan aspirasinya.

-          Peka terhadap masalah yang berkembang.

-          Tidak mudah terpancing (emisional) dan tidak melaksanakan kehendaknya.

-          Menyimpiulkan dan menjelaskan hasil-hasil keputusan yang diambil serta mengusahakan untuk mendapat kesepakatan dalam pengambilan keputusan.

-          Mempunyai sikap leadership.

-          Mempunyai pengetahuan yang cukup.

-          Bijaksana dan bertanggung jawab.

-          Peka terhadap situasi dan cepat untuk mengambil inisiatif  dalam situasi kritis.

Sikap pimpinan sidang

-          Simpatik dan menarik

-          Disiplin

-          Sopan dan hormat dalam kata-kata dan perbuatan

-          Bersikap adil dan bijaksana terhadap peserta

-          Menghargai pendapat orang lain (peserta)

Sebab-sebab menjadi pimpinan sidang

-          karena jabatan atau kedudukan

-          ditinjau oleh atasan

-          ditinjau / dipilih oleh peserta sidang.

Sekertaris dan Anggota sidang

            Untuk membantu kelancaran jalannya persidangan dan menjaga kemungkinan-kemungkinan yang terjadi dalam sidang, diperlukan anggota atau sekertaris sidang untuk mencatat jalannya acara dan masalah-masalah yang berkembang dipersidangan, sehingga memudahkan untuk menganalisa dan kemumgkinan peninjauan kembali, baik sebelum maupun sesudan diambil keputusan.

Keputusan sidang

            Keputusan / kesimpulan sidang merupakan hasil dari seluruh proses dan pelaksanaan persidangan setelah diformulasikan dari semua pendapat peserta sidang yang kemudian isepakati bersama. Dan keputusan inilah yang kemudian dijadikan bahan atau landasan bagi anggota organisasi dalam pengembangnnya.

Pengambilan keputusan

            Agar keputusan tidak bertentangan dengan kehendak dan tujuan organisasi, maka keputusan harus diambil dengan jalan musyawarah dan mudhafat. Karena itu langkah-langkah untuk mengambil keputusan bias dilakukan dengan  system demokrasi (suara terbanyak), prinsip aklamasi berdasarkan kompromi (Lobying), yaitu dimana para peserta dan pimpina sidang terdapat kesepakatan. Untuk mengacu kearah prinsip-prinsip itu diatas, dalam sidang dilakukan proses :

-          Kualifikasi     : Saling menyatakan pendapat diantara peserta.

-          Interpretasi    : Penafsiran pendapat agar diperoleh kejelasan.

-          Motivikasi      : Pengunaan alas an yang logis

-          Integrasi         :Pernyataan semua pendapat, sebagai kesimpulan yang dapat  diterima oleh pesrta sidang, serta dijadikan sebagai keputusan sidang.

Move-move persidangan

            Dalam persidangan bias muncul move-move yang dapat meramaikan persidangan, bahkan digunakan sebagai alat unutk memenangkan sidang, seperti ;

1. Schorsing (penundaan) untuk sementara atau dalam waktu tertentu.
2. Lobbying (obrolan-obrolan) antara peserta dan pimpinan sidang dalam waktu tertentu, untuk mencari kesesuaian faham yang tidak dapat diambil dalam persidangan. Kedua point ini, juga dilakukan apabila dalam persidangan mengalami jalan buntu, atau peserta sidang mengalami kekalahan maka dilakuakan shcorsing.
3. Interuption (memotong pembicaraan).

Dalam persidangan, sering terjadi usaha pemotongan pembicaraan dari seorang peserta terhadap peserta lainnya atau pimpinan sidang sekalipun. Dalam upaya inilah digunakan istilah "intrupsi" yang pada hakikatnya meminta kesmpatan untuk berbicara. Ada 4 (empat) istilah interupsi yang sering berkembang dalam setiap persidangan, yaitu :

1. Interruption point of order ( meminta kesempatan untuk berbicara). Istilah ini digunakan oleh pesrta sidang mana kala yang diintrupsi, baik itu pesrta lain atau pimpinan sidang, dipandang melakukan pembicaraan yang menyimpang dari masalah yang dibicarakan.
2. Interruption point of information (meminta atau memberikan penjelasan). Pemotongan seperti ini dapat dilakukan peserta terhadap peserta lain atau pimpinan sidang, untuk diberikan dan atau memberikan informasi sebagai pelengkap dari apa yang telah disampaikan.
3. Interruption point of clarification (minta diperjelas). Hal ini dilakukan untuk memperjelas masalah, agar tidak terjadi perdebatan pendapat yang menajam dalam persidangan.
4. Interruption point of personal prevelage (permintaan untuk pembersihan nama).

Palu sidang

            Dalam persidangan, palu sidang mempunyai peranan penting untuk kelancaran sidang. Mulai dari penempatan, pemegangan sampai pada pengunaan/ketukannya pula mempunyai etika sendiri itu. Salah menggunakn atau mengetukan palu sidang bias mengakibatkan ketegangan-ketegangan diantara audiences yang ada. Adapun penggunaan atau ketukan-ketukan palu sidang adalah sebagai berikut :

Satu kali (1x) ketukan digunakan untuk :

1. Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang
2. Mengesahkan keputusan sidang point demi point.
3. Memberikan perhatian peserta sidang untuk tidak gaduh.
4. Menschorsing atau mencabut kembali schorsing sidang yang hanya satu kali 15 menit.
5. Mencabut kembali/membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.

Dua kali (2x) ketukan digunakan untuk :

            Schorsing sidang yang lamanya 2x15 menit atau 2x30 menit atau lebih (3x) ketukan digunakan :

1. Membuka/menutup sidang atau acara sidang.
2. Mengambil keputusan dan mengesahkan hasil sidang akhir acara keseluruhan.

Contoh-contoh dalam menggunakan ketukan palu

1. Membuka acara sidang.

Dengan mengucapkan bismillahirrahmanirrahim, sidang/acara secara resmi saya buka dibuka, tok…tok…tok…

2. Menutup sidang acara resmi.

Dengan mengucapkan Alhamdulillah, hasil sidang /rapat dinyatakan sah, tok…tok…tok…

3. Pengesahan keputusan.

Dengan membaca Alhamdulillahirrabilalamin, hasil sidang dinyatakan sah, tok…tok…tok…

4. Menscorsing/ mencabut scorsing.

Dengan membaca Bismillah,… sidang kita schor selama 1x15 menit, tok. 2x15 menit, 2x24 jam,tok.tok,. atu sidang kita cabut/buka kembali,tok. 

5. Menerima dan menyerahkan paiu sidang.

Dengan membaca bismillah, palu sidang saya terima ketuk (1x) kemudian membaca salam. Atau dengan membaca alhamdulillah palu sidang, saya serahkan kepada presidium/pimpinan sidang yang lain…(1x) kemudian mengucapkan salam.

6. Mengesahkan keputusan sidang point perpoint (1x) dan lain-lain.       

Tertanda,

Nana Supriatna S.Pd. M.Pd

NIDN: 0425048703